一、档案转递方式

我校应届毕业生档案的邮寄方式有两种，一种是通过邮政机要转递档案（如毕业生的毕业去向为回原籍），另一种是通过EMS专递渠道转递档案（如毕业生的毕业去向为派遣至就业单位）。

二、档案转递时间

我校毕业生的档案从每年的7月上旬开始整理，7月15日左右寄出。

三．档案转递单位与地址

1、毕业生档案的转递单位原则上与《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》的抬头单位保持一致。

2、已落实就业单位为机关、事业单位、国有企业及其他具有人事档案管理权限单位的毕业生，其档案寄往用人单位。毕业生须向学院就业办公室提供具体、详细的邮寄地址。

3、已落实就业单位为民营、私企、外企及其他不具有人事档案管理权限单位的毕业生，用人单位接收人事档案关系的毕业生，其档案寄往用人单位指定委托的毕业生工作所在地的公共就业和人才服务机构（即：用人单位已与工作地档案托管机构签订托管协议）；已就业但用人单位不接收人事档案关系的毕业生，其档案寄往生源所在地（原户籍）市（县、区）的毕业生就业工作主管部门（即：用人单位没有与工作地档案托管机构签订托管协议）。

4、毕业时未落实就业单位（待就业、出国、自主择业等）的毕业生，其档案寄往生源所在地（原户籍）市（县、区）的毕业生就业工作主管部门。

5、已考取硕士研究生的毕业生，根据录取学校提供《调档函》指定的时间和接收单位、地址邮寄，其档案转入被录取的高校或研究院所。毕业生收到研究生《调档函》后，应立即将《调档函》原件交所在学院就业办公室，由学院就业办公室统一收集后交招生与就业指导处档案室。

四、档案缓递

1、西部志愿者等国家规定档案可暂时保留在学校的，可按有关规定执行，毕业生在离校前要将《档案保管申请书》提交招生与就业指导处档案室，服务期满后，本人要及时返校依据国家相关政策办理档案迁转手续。

2、毕业生因特殊原因（如改派到新单位就业）要求档案暂时缓递的，应由个人写出申请，写清缓递事由，经学院就业办公室、招生与就业指导处就业管理科审核后送交档案室，方可缓发档案。如本人没有提出申请的，档案室将统一转递档案。

3、毕业生因特殊原因要求更改档案邮寄地址的，应及时办理好《就业报到证》，并与档案室取得联系，将新办理的《就业报到证》在约定日期送往档案室，以免延误档案邮寄时间。

4、按照国家有关规定，学生档案转递是由邮局以机密文件或EMS专递渠道形式转递到各单位签收。如果有个别学生工作单位有变动，需要从工作单位将档案退回学校，通过本人携带的，必须是加盖公章的密封档案袋，如果档案袋破损或开口，档案室将拒收，由此引发的一切后果自负。

五、档案查询

1、通过EMS专递渠道转递的档案，毕业生可以根据EMS转递号在网上进行查询。通过机要渠道转递档案，一般需要5天左右才能到达，接收方还需要时间整理入库，而8月份正是各大高校转递档案的高峰期，因此建议毕业生在8月底再开始查询档案，查询方式是凭转递的机要编号通过电话咨询档案接收方查询。档案室转递完毕业生档案后，均会把EMS转递号与机要编号告知各学院就业办公室，各学院就业办公室负责传达给各位毕业生。

机要渠道转递档案查询举例：张三的就业去向是升学，档案应该转递到武汉大学金属材料系。查询步骤：首先，在学院就业办公室查询档案转递的机要编号0541；然后，电话询问武汉大学金属材料系分管收发档案的人员，查询从湖南省株洲市发往湖北省武汉市的0541机密文件是否已签收，被谁签收了。

2、毕业生在用人单位报到一个月以后，应主动查询档案是否寄到，若没有到达单位，请在9月份学校开学以后拨打档案室电话进行咨询。由于邮局对机要邮寄底单只保存一年，因此，有需要查询档案邮寄去向的，一定要在一年内查询，一年以后机要局不再受理。

六、档案室联系方式

湖南工业大学招生与就业指导处档案室，科技楼419办公室，联系老师：董老师，联系电话：0731-22183009。

湖南工业大学招生与就业指处

2017.10.19